Titel Aufgabenliste

Stressfrei durch den Arbeitsalltag

Wer von uns kennt es nicht? Während wir eine Aufgabe abarbeiten, fallen zwei neue Herausforderungen an. Es fällt schwer den Überblick zu behalten, so dass wir am Ende des Tages gestresst aus dem Büro gehen und gar nicht genau wissen, was wir eigentlich den ganzen Tag geschafft haben.

Um dieses Gefühl loszuwerden, bedarf es einer klaren Struktur im Arbeitsalltag. Dies klingt einfacher als gedacht. Denn es benötigt ein hohes Maß an Selbstdisziplin auch an stressigen Tagen sich die Zeit für eine strukturierte Aufgabenaufteilung zu nehmen. Genauso wichtig ist die Nachbereitung. Während die Kollegen schon lange im Feierabend verschwunden sind, bedeutet es für uns den Tag Revue passieren lassen und den Plan für den kommenden Arbeitstag zu gestalten. Aber nach kurzer Eingewöhnungsphase wird sich zeigen, dass ein derart strukturierter Arbeitsablauf oftmals den Unterschied zwischen guten und erfolgreichen Führungskräften macht. Deshalb möchte ich euch meine Aufgabenliste (kostenloser Download) gerne genauer erläutern:

Meine individuelle Aufgabenliste

Ich habe für mich mein individuelles Dokument erstellt, aber wie zu erkennen, ist die Darstellung sehr simpel gehalten. Grundsätzlich ist es wichtig seine Aufgaben zu kennen und diese strukturiert abzuarbeiten. Deshalb gibt es das Feld Uhrzeit. Darin trage ich die Tageszeit ein, in der ich diese Aufgabe plane. Dabei gilt es folgendes zu beachten: Sich unnötig unter Druck zu setzen und zu kleine Zeitfenster für eine Aufgabe zu wählen, führt zu noch mehr Stress. Auf der anderen Seite dauert eine Aufgabe oftmals so lange, wie man dafür Zeit hat. Deshalb ist es wichtig, sich in der ersten Phase die Zeit für ein eigenes Resüme zu nehmen. Welche Aufgaben sind schneller als gedacht erledigt? Was bedarf deutlich mehr Zeit?

Ein nächster wichtiger Hinweis ist die Tageseinteilung. In Zeitmanagement-Seminaren lernt man oft, dass man maximal 5 Stunden (bei einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden) verplanen sollte, also circa 60%. Dies ist von Tätigkeit zu Tätigkeit unterschiedlich. Ich habe in letzter Zeit mehr Personalverantwortung und weniger Tagesaufgaben. Aus diesem Grund verplane ich zwischen 60-70% meiner Tageszeit fix. Die Aufgaben, die zwischendurch reinflattern und direkt erledigt werden müssen, können dann in der freien Arbeitszeit ausgeführt werden. Alle Aufgaben, die noch etwas Zeit haben, werden zunächst unten auf der Liste gesammelt.

Am Ende des Tages prüfe ich welche Aufgaben nicht erledigt sind bzw. welche hinzugekommen sind. Daraufhin erstelle ich bereits am Vorabend für den nächsten Tag meine Aufgabenliste. Ich habe gemerkt, dass ich dadurch deutlich entspannter das Büro verlasse und am nächsten Morgen direkt mit der ersten Aufgabe motiviert loslege. Diese Gestaltung ist aber sehr individuell. Wer morgens zu Arbeitsbeginn bereits drei Emails vom Chef im Postfach hat, kann seine Aufgabenliste erst nach dem Lesen dieser erstellen.

Privates

Wir ihr bereits gesehen haben werdet, habe ich den Punkt „Privates“ in meine Aufgabenliste mit aufgenommen. Dies liegt daran, dass ich abends erschöpft aber zufrieden nach Hause komme, dann aber bemerke, dass noch einige private Aufgaben erledigt werden müssen. Leider ist es dafür manchmal aufgrund von Öffnungszeiten im Laden/beim Arzt bereits zu spät. Dies hat mich eine ganze Weile frustriert, schließlich hat man am Tag so viel erledigt, um zu Hause dem Partner doch mitteilen zu müssen, dass man die Ticketreservierung heute leider nicht geschafft hat. Aus diesem Grund notiere ich mir für jeden Tag eine private Aufgabe, die ich erledigen möchte. Bei meinem Arbeitgeber ist es möglich, dies während der Arbeitszeit durchzuführen. Zwar lege ich es nicht darauf an, dass jeder Mitarbeiter meinen nächsten Arzttermin kennt, aber da wir als Frauen in Führungspositionen alle sicherlich mehr als die vereinbarte Arbeitszeit investieren, gibt es hier keine Probleme.

Kurzer Überblick

Hier noch einmal eine kurze Zusammenfassung, auf was ihr achten solltet:

  • Verplane nur ca. 60% deiner Arbeitszeit
  • Setze dich nicht zu sehr unter Druck, aber bleib fokussiert.
  • Notiere jede noch so kleine Aufgabe – Das erfolgreiche Abhaken dieser motiviert!
  • Resümiere deinen Arbeitstag – Passte die Einteilung? Hat der Plan geholfen?
  • Es wird Tage geben, da scheint es wichtigeres als den Tagesplan zu geben. Hier heißt es dranbleiben um nicht in alte Muster zu verfallen. Wie Zähneputzen. 😉
  • Gestalte nach einer 4-wöchigen Testphase deine individuelle Aufgabenliste

Download

Für alle, die zunächst den Text lesen wollten oder den Link zum Download im ersten Abschnitt übersehen haben, gibt es hier noch einmal mein Formular Aufgabenliste kostenlos zum herunterladen.

Und nun viel Spaß beim Ausprobieren. Wie jede Umstellung bedarf auch diese ihre Eingewöhnungszeit. Lasst euch davon nicht entmutigen, denn die Erfolge werden euch Recht geben und zusätzlich motivieren.