Warum Personalmanagement ein Zeitfresser ist und welche Systeme helfen können.
Kaum ein Bereich ist in Unternehmen so essenziell und dabei so komplex wie die Personalabteilung. Als Dreh- und Angelpunkt der betrieblichen Organisation sollten die Abläufe hier möglichst reibungslos funktionieren – neue Möglichkeiten der Digitalisierung können dabei behilflich sein.
Wieso besteht in den meisten Personalabteilungen ein hoher Zeitaufwand?
Die Tätigkeiten in der Personalabteilung besteht zu einem großen Teil aus Verwaltungsaufgaben. Diese oft monotonen Arbeiten gehen mit einem hohen Zeitaufwand einher, da es für solche Routineaufgaben oft keine Vorlagen gibt und digitale Programme wie Word und Excel oft nicht aufeinander abgestimmt oder gar nicht erst vorhanden sind. Auch Aspekte wie ein ordentlicher Datenschutz kosten Zeit im Arbeitsalltag. Zudem kommen für die Mitarbeiter in der Personalabteilung regelmäßig kleinere Aufgaben hinzu, die nicht eingeplant werden können: Immerhin kommen Anfragen von den Mitarbeitern meistens ohne Ankündigung. Dazu gehört aber auch, bei den Kollegen nicht selten mehrmals wegen fehlender Daten oder unvollständigen Formularen nachfragen zu müssen.
Vorteile der Digitalisierung und Standardisierung
In den meisten Personalabteilungen ist es daher höchste Zeit, dass die Digitalisierung Einzug hält und dies ist oftmals rechht einfach und schnell möglich. Durch eine Software zur Prozessautomatisierung, wie sie etwa die Firma Haufe anbietet, können Arbeitsabläufe optimiert werden. Über ein solches Programm können zum Beispiel Vorlagen erstellt werden, auf die die Mitarbeiter im Personalmanagement immer wieder zugreifen können – ohne zusätzlichen Aufwand. Außerdem sind alle wichtigen Daten und Dateien über die Software zentral abgelegt. Die lästige Suche in unübersichtlichen Ordnern und Papierstapeln fällt dadurch weg. Auch die aufwendige Archivierung von physischen Akten ist damit überflüssig. Solche Programme sind dabei so leicht verständlich und übersichtlich, dass die Hilfe von IT-Experten gar nicht nötig ist!
Langfristig führt das nicht nur zu zufriedeneren und weniger belasteten Mitarbeitern, sondern auch zu einer schnelleren Erledigung der diversen Aufgaben in der Personalabteilung. Das hat wiederum niedrigere Kosten zur Folge: Obwohl die Beschaffung der Software natürlich Kosten mit sich bringt, lohnt sich diese Anschaffung definitiv: Wertvolle Arbeitszeit, die sonst unnötig in Routineaufgaben investiert wird, kann nun dauerhaft eingespart werden. Das gilt insbesondere für kleine Unternehmer, die noch keine eigene Personalabteilung haben und solche Aufgaben noch selbst übernehmen. Sollten sich solche Unternehmen irgendwann doch zu der Gründung einer Personalabteilung entschließen, können deren neuen Mitarbeiter dank der übersichtlichen Software in kürzester Zeit eingearbeitet werden.
Die Bedeutung der Personalabteilung für das Unternehmen
Bei Optimierungsprozessen im Unternehmen wird die Personalabteilung nicht selten übergangen – allerdings gibt es hier enormes Verbesserungspotenzial, das schon mit der Einführung der Prozessautomatisierung ausgeschöpft werden kann. Das Personalmanagement ist zudem essenziell für die Unternehmenskultur, da sich hier die wichtigsten Prozesse von und mit den Mitarbeitern bündeln. Außerdem ist die Personalabteilung in den meisten Fällen die erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter. Umso wichtiger ist es, dass das Personalmanagement in diesem Fall auch genug Zeit für die Bearbeitung dieser Anliegen hat – mit einer eigenen Software zur Optimierung der Arbeitsabläufe ist das dank der Zeitersparnis problemlos möglich.
Fazit
Eine Software zur Prozessoptimierung in der Personalabteilung sollte in keinem Unternehmen fehlen – schon kleine Betriebe können von der enormen Zeitersparnis profitieren und dabei auch noch Kosten einsparen. Auch Unternehmen, die noch nicht viel Kontakt zu digitalen Mitteln hatten, müssen nicht abgeschreckt sein: Programme wie von Haufe sind leicht verständlich und können sogar selbstständig eingerichtet werden.
Testet es mit den kostenlosen Webinaren oder Tools der möglichen Anbieter einfach mal aus. Viele Unternehmen scheuen die Veränderung, vor allem wenn diese auch noch etwas kostet. Aber vielleicht sollte man die freie Zeit aufgrund von Corona und Lockdown nutzen um sich einmal genauer über das Thema zu informieren. Auf lange Sicht kommt kein Unternehmen um die Digitalisierung im Personalmanagement. Also warum nicht das Beste aus der Krise machen!?